Mankomail

Votre premier workflow ​

Dans ce tutoriel, vous construisez un workflow qui trie les factures reçues : chaque mail dont l'objet contient « facture » est catégorisé par l'IA, et les factures fournisseurs sont classées dans un dossier de votre boîte. Vous le testez sur un vrai mail sans rien modifier, puis vous le publiez.

Comptez environ un quart d'heure.

Avant de commencer ​

Il vous faut :

  • un compte sur une instance Mankomail — voir Auto-hébergement ou Cloud ;
  • une boîte à connecter : Google, Microsoft 365 ou IMAP ;
  • pour une boîte Google ou Microsoft, l'application OAuth de l'organisation déclarée par un administrateur dans Administration › Applications OAuth — voir Google et Microsoft ;
  • un fournisseur d'IA configuré par un administrateur dans Connexions, section Intelligence artificielle — voir Intégrations.

Sans fournisseur d'IA

Vous pouvez quand même suivre le tutoriel. Pendant un essai, le nœud IA est sauté et sa sortie est fabriquée ; l'essai affiche « IA sautée : aucune clé sur cette instance ». Le workflow publié a besoin d'un vrai fournisseur pour catégoriser.

Étape 1 — Connecter une boîte ​

  1. Dans la navigation, ouvrez Boîtes.
  2. Dans la section Connecter une boîte, choisissez votre fournisseur, puis cliquez sur Connecter une boîte Google ou Connecter une boîte Microsoft. Vous êtes envoyé chez le fournisseur pour autoriser l'accès, puis ramené dans Mankomail.
  3. Pour tout autre fournisseur, cliquez sur Connecter une boîte IMAP, renseignez l'adresse, les serveurs IMAP et SMTP et le mot de passe, puis cliquez sur Connecter la boîte. Les identifiants sont essayés sur une vraie connexion avant tout enregistrement.

La boîte apparaît dans Boîtes connectées, avec le statut Active. Son historique se synchronise en arrière-plan, des mails les plus récents aux plus anciens : vous pouvez continuer sans attendre la fin du Backfill.

Si la page indique L'application OAuth n'est pas configurée, un administrateur doit d'abord déclarer l'application de l'organisation. Voir Boîtes et miroir pour ce que stocke le miroir et le fonctionnement de la synchronisation.

Étape 2 — Créer le workflow ​

  1. Ouvrez Workflows.
  2. Dans la section Nouveau workflow, saisissez un nom, par exemple Factures fournisseurs, puis cliquez sur Créer.

L'éditeur s'ouvre. Le canvas contient déjà un déclencheur, Mail reçu : un nouveau workflow écoute les mails reçus par défaut. Le workflow est en Brouillon — il ne tourne pas sur vos mails tant que vous ne l'avez pas publié.

Étape 3 — Filtrer par une condition ​

Sans condition, le déclencheur écoute tous les mails de vos boîtes. Restreignez-le :

  1. Double-cliquez sur le nœud Mail reçu pour ouvrir ses réglages.
  2. Sous Conditions, cliquez sur Ajouter une condition.
  3. Réglez Champ sur Objet, Opérateur sur contient, et Valeur sur facture.

Vos modifications sont conservées au fil de la saisie. Si vous ajoutez plusieurs conditions, choisissez Toutes (chaque condition doit être remplie) ou Au moins une (une seule suffit).

Les conditions sont évaluées avant tout traitement : un mail qui n'y répond pas n'entre jamais dans le workflow. Voir Déclencheurs et conditions pour tous les champs disponibles, et Périmètre pour les expéditeurs exclus avant tout workflow.

Étape 4 — Catégoriser avec l'IA ​

  1. Fermez les réglages du déclencheur. Sur le canvas, cliquez sur le + de la sortie de Mail reçu (Brancher la suite). Le panneau de droite affiche la palette des nœuds.
  2. Cherchez catégoriser et cliquez sur Catégoriser. Le nœud est ajouté, relié au déclencheur, et ses réglages s'ouvrent.
  3. Sous Catégories, cliquez sur Ajouter et renseignez :
    • Nom : Facture fournisseur ;
    • Description : ce à quoi ressemble un mail de cette catégorie, par exemple « Une facture envoyée par un fournisseur, que nous devons payer. »
  4. Ajoutez une seconde catégorie, par exemple Facture client, avec sa propre description.
  5. Laissez Si aucune catégorie ne convient sur Sortir sur « Autre ».

Chaque catégorie devient une sortie du nœud sur le canvas, plus une sortie autre. Le nœud utilise le modèle par défaut de l'instance, sauf si vous branchez un nœud fournisseur sur son port Modèle. Voir Catégoriser.

Étape 5 — Classer le mail ​

  1. Sur le canvas, cliquez sur le + de la sortie Facture fournisseur du nœud Catégoriser (Brancher la suite de « Facture fournisseur »).
  2. Cherchez classer et cliquez sur Classer.
  3. Sous Labels à poser, cliquez sur Ajouter, puis dans Dossier ou libellé, choisissez un dossier ou un libellé dans la liste de votre boîte.

Pour archiver le mail du même geste, ajoutez INBOX sous Labels à retirer. Voir Classer.

Les autres sorties restent sans suite : un mail qui arrive sur Facture client ou autre s'arrête simplement là.

Plutôt un brouillon de réponse ?

À la place de Classer, branchez Rédiger (IA) sur une sortie pour que le modèle rédige une réponse selon le profil du destinataire, suivi de Envoyer avec Ce qu'on en fait réglé sur Déposer en brouillon. Voir Rédiger (IA) et Envoyer.

Étape 6 — Tester sur un vrai mail ​

L'essai fait tourner le brouillon sur un vrai mail de votre boîte, sans effet réel : rien n'est classé, envoyé ni écrit dans un service extérieur.

  1. Dans la barre d'outils de l'éditeur, cliquez sur Tester. Le panneau de droite passe à l'essai.
  2. Cliquez sur Choisir le mail d'essai. Dans Ajouter un mail de votre boîte, cherchez une facture reçue, puis cliquez dessus pour la garder.
  3. Vérifiez qu'elle est sélectionnée comme mail d'essai actif, puis cliquez sur Fermer.
  4. Cliquez sur Tester.

Le brouillon est enregistré, puis chaque nœud s'allume sur le canvas à mesure qu'il tourne. Dans le panneau, chaque étape montre son port de sortie et ses données. Les actions d’un essai se lisent Aurait : … — ici, le dossier dans lequel le mail aurait été classé.

Les nœuds IA appellent réellement le modèle pendant un essai : la catégorisation que vous voyez est celle que ferait le workflow publié.

Si l'essai ne part pas, le panneau liste les erreurs bloquantes : cliquez sur une ligne pour ouvrir le nœud auquel il manque quelque chose. Pour n’essayer qu’une partie du graphe, ouvrez un nœud et utilisez Tester jusqu'ici. Voir Essais.

Étape 7 — Publier ​

  1. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
  2. La fenêtre Publier le workflow vérifie le graphe. S'il est valide, cliquez sur Publier.

Le workflow affiche désormais Publié. À partir de maintenant, chaque nouveau mail reçu qui correspond au déclencheur lance une exécution. Les modifications suivantes restent dans le brouillon jusqu'à la prochaine publication. Voir Versions.

Pour arrêter le workflow, cliquez sur Mettre hors ligne.

Étape 8 — Suivre les exécutions ​

  1. En haut de l'éditeur, passez de Éditeur à Exécutions.
  2. La liste montre toutes les exécutions du workflow, essais compris. Filtrez avec Réelles seulement pour ne voir que celles déclenchées par de vrais mails.
  3. Cliquez sur une exécution pour la revoir sur le canvas : le chemin suivi par le mail, les données à chaque étape, et l'erreur s'il y en a eu une.

Pour voir ce qu'il est advenu de chaque mail reçu — traité, exclu, ou sans workflow correspondant — ouvrez Activité › Mails reçus. Voir Exécutions et Erreurs et rejeu.

Et ensuite ​

  • Workflows : comment un workflow se construit et s'exécute.
  • Données et expressions : réutiliser les champs du mail et les sorties des nœuds avec {{ }}.
  • Revue et approbations : faire valider par une personne avant d'envoyer.
  • L'analyseur : laisser Mankomail proposer des workflows à partir de ce que reçoit votre boîte.
  • Nœuds : le catalogue complet.