Revue et approbations

Mankomail vous donne plusieurs façons de garder une personne aux commandes de ce que font les workflows, de la plus légère à la plus stricte :

• Les brouillons et la Revue du matin. Un workflow prépare des réponses en brouillon ; quelqu’un les relit, les corrige au besoin et les envoie.
• Les demandes d’approbation. Un nœud Approbation suspend l’exécution jusqu’à ce que quelqu’un approuve ou rejette, puis l’exécution reprend sur la branche correspondante.
• La page Activité. Elle montre ce qui attend une décision, ce qui a tourné, ce qui attend, ce qui est entré et ce qui est sorti.
• Les garde-fous d’envoi. Un interrupteur qui retient tous les envois réels, et un plafond horaire.

Brouillon ou envoi

Le nœud Envoyer est le seul nœud mail qui fait exister un message. Son réglage Ce qu’on en fait décide de la part de contrôle que vous gardez :

• Déposer en brouillon (le défaut) : rien ne part. Le brouillon est enregistré dans la vraie boîte et apparaît dans la Revue du matin, en attente d’une personne.
• Envoyer : le message part pour de bon, par la chaîne d’envoi et ses garde-fous.

Écrire un message (Rédiger ou Rédiger (IA)) et le faire exister (Envoyer) sont deux nœuds distincts. C’est ce qui vous permet de placer un nœud Approbation entre les deux, ou de laisser Envoyer en brouillon et de relire le matin.

La Revue du matin

Revue dans la navigation principale ouvre la Revue du matin : les brouillons que vos workflows ont préparés, à relire avant qu’ils partent. Un compteur à côté de Revue indique combien attendent.

Chaque brouillon indique la boîte depuis laquelle il a été écrit, ses destinataires, son objet et le workflow qui l’a produit. Ouvrez-le pour lire l’aperçu : le corps rendu comme un mail reçu, ses pièces jointes, et Voir l’exécution pour retrouver l’exécution qui l’a produit. Les images distantes sont bloquées tant que vous ne cliquez pas sur Afficher les images.

Geste	Effet
Envoyer	Le brouillon part tel quel, par la même chaîne d’envoi que le webmail.
Modifier avant d’envoyer	Ouvre le composeur du webmail pré-rempli avec le brouillon (destinataires, objet, corps, pièces jointes). L’envoi depuis le composeur envoie la version corrigée.
Rejeter	Retire le brouillon de la file, avec un motif facultatif. Le brouillon reste dans votre boîte.
Reporter à demain	Retire le brouillon de la file pour 24 heures.
Envoyer la sélection	Envoie d’un coup les brouillons sélectionnés, 50 au plus. Ceux qui ne peuvent pas partir sont comptés à part.

Raccourcis clavier : j et k passent au brouillon suivant et précédent, Entrée envoie le brouillon courant, # le rejette. Les raccourcis sont inactifs pendant la saisie dans un champ.

Filtrez la file par boîte pour relire une boîte à la fois.

Ce que vous avez fait ailleurs compte. Si vous avez envoyé ou supprimé le brouillon depuis Gmail, Outlook ou un autre onglet, la Revue le constate et le brouillon quitte la file ; agir dessus de nouveau indique qu’il a déjà été traité. Un brouillon n’est jamais envoyé deux fois.

Seuls les brouillons enregistrés par des workflows apparaissent dans la Revue. Un brouillon que vous écrivez vous-même dans le webmail n’y figure pas.

Les demandes d’approbation

Le nœud Approbation suspend une exécution et demande à une personne de trancher. L’action à valider (envoyer la réponse, écrire dans un CRM) se place sur sa branche approved, et le refus est une branche à part entière (rejected) : vous pouvez le traiter.

• Qui décide. La demande va au membre à qui appartient l’exécution, c’est-à-dire le propriétaire du workflow, sous forme d’un mail envoyé depuis sa boîte à lui-même. Son objet commence par [Approbation], suivi de la question.
• Ce qu’il voit. La question (title) et les détails (details) réglés sur le nœud, qui acceptent tous deux les expressions : citez le client, le montant et le brouillon pour que la décision se prenne depuis le mail seul. La demande porte aussi le nom du workflow et un extrait du mail déclencheur (expéditeur, objet, date).
• Décider depuis le mail. Le mail porte deux boutons, Approuver et Rejeter. Chacun est un lien à usage unique : le cliquer enregistre la décision et affiche une page de confirmation, sans connexion. Un second clic affiche la décision qui tient déjà.
• Décider dans l’application. Les demandes en attente apparaissent dans Activité › À traiter avec les boutons Approuver et Rejeter, et une notification est publiée à l’arrivée d’une demande.
• Une seule décision. La première décision enregistrée l’emporte, quel que soit le canal.
• Rappel et délai. Un mail de rappel part à mi-délai par défaut. Si personne ne répond à temps, le produit tranche seul selon le réglage « Sans réponse » du nœud : Rejeter par défaut, pour qu’une demande oubliée ne devienne jamais un envoi. Le délai se règle sur chaque nœud, 48 heures par défaut et 30 jours au plus.

Pendant l’attente, l’exécution a le statut En attente ; rien n’est gardé en mémoire, si bien qu’un redémarrage du serveur ne perd rien. Pendant un essai, le nœud n’attend pas : il prend aussitôt approved et n’envoie aucune demande.

Liens ouverts automatiquement

Certaines passerelles de sécurité ouvrent automatiquement les liens des mails entrants, ce qui pourrait enregistrer une décision. Si c’est le cas dans votre organisation, décidez dans l’application et gardez « Sans réponse » sur Rejeter.

Revue ou approbation : laquelle choisir

	Brouillon + Revue du matin	Nœud Approbation
L’exécution	se termine après l’enregistrement du brouillon	attend la décision, puis continue
Ce qui peut suivre	rien : la personne envoie à la main	n’importe quelle étape sur approved ou rejected (mettre à jour une table, prévenir, envoyer)
Corriger le texte	oui, dans le composeur	non : la décision est approuver ou rejeter
Décider depuis un téléphone	depuis la Revue	depuis le mail, en un geste
Sans réponse	le brouillon attend dans la file	le nœud tranche à l’échéance

Choisissez la Revue pour des réponses qu’une personne relira et ajustera. Choisissez une Approbation quand ce qui suit la décision doit être automatisé, par exemple écrire la date d’envoi dans une table.

La page Activité

Activité rassemble ce que vos workflows ont fait et ce qu’ils attendent. Un compteur à côté d’Activité indique combien d’éléments demandent votre action.

Onglet	Ce qu’il montre
À traiter	Les demandes d’approbation qui vous attendent, et les échecs des dernières 24 heures que personne n’a encore vus.
Exécutions	Toutes les exécutions de vos workflows, filtrées par statut, workflow, période et type (réelles, essais ou les deux), avec Rejouer et Annuler. Voir Exécutions.
Attentes	Les exécutions suspendues par un nœud Attendre, et quand elles reprendront.
Mails reçus	Ce qu’il est advenu de chaque mail reçu : exclu par le périmètre, arrêté par un garde-fou, reçu sans workflow correspondant, ou traité, et ce qui en a décidé.
Envois	Le journal d’envoi, décrit ci-dessous.

Chaque liste est limitée à votre périmètre : vous voyez vos boîtes, vos workflows et vos demandes.

Le journal d’envoi

Activité › Envois répond à « qui a reçu quoi, quand, et par quel workflow ». Il liste chaque message parti ou enregistré en brouillon : par un workflow, à la main dans le webmail, ou comme demande d’approbation.

• Colonnes : date, boîte, destinataires, objet, mode (Brouillon ou Envoi), statut, et le workflow (ou « Écrit à la main », « Demande d’approbation »).
• Statuts : En attente, Retenu (envois suspendus), En cours, Parti, Échec, Annulé, Inconnu.
• Filtres : boîte, mode, et une recherche sur l’objet ou le destinataire. L’API (GET /api/v1/sending/journal) filtre aussi par workflow et par période.
• Exporter en CSV exporte tout le résultat filtré, pas seulement la page à l’écran, jusqu’à 50 000 lignes. Quand la limite est atteinte, la dernière ligne du fichier indique que l’export est tronqué.

Le journal ne conserve jamais le corps des messages. Il est gardé aussi longtemps que les exécutions réelles (180 jours).

Les garde-fous d’envoi

Deux interrupteurs décident si les envois réels partent. Un message ne part que si les deux sont ouverts :

• Instance : le réglage SEND_ENABLED du serveur. Il ne se change que dans la configuration, suivi d’un redémarrage.
• Organisation : dans Administration › Envois, un administrateur clique sur Couper les envois ou Rouvrir les envois. L’effet est immédiat, sans redémarrage.

Quand les envois sont coupés, les envois réels (réponses, transferts, nouveaux messages, mails de demande d’approbation) sont retenus, pas perdus : ils apparaissent comme Retenus dans le journal et partent à la réouverture, sans être envoyés deux fois. Tout ce qui ne sort pas de l’instance continue : brouillons, classements, étiquettes, marquages, analyses.

Un plafond horaire (SEND_MAX_PER_HOUR, 100 par défaut) limite les envois réels. Au-delà, les envois des workflows attendent leur tour au lieu d’être abandonnés. Voir Variables d’environnement.

Les brouillons ne sont jamais retenus par les interrupteurs ni par le plafond.

Pages liées

• Approbation et Envoyer
• Exécutions : statuts, rejeu et reprise
• Attendre : attendre une durée ou un événement plutôt qu’une personne
• Gouvernance : politique de nœuds et garde-fous de l’organisation