Carnet d’adresses

Le carnet contient ce que Mankomail sait des personnes à qui vous écrivez : les faits que l’organisation partage (nom, langue, statut, notes) et votre propre relation avec elles (tutoiement ou vouvoiement, ton, langue, signature, notes personnelles). Ces réglages se combinent en un profil destinataire, que suivent les brouillons rédigés par l’IA : le même workflow tutoie un client de longue date et vouvoie un prospect, sans que vous ayez à écrire l’une ou l’autre règle.

Le carnet se trouve sous Carnet dans la navigation principale. Tout membre peut l’ouvrir.

Deux couches : celle de l’organisation et la vôtre

Chaque entrée du carnet peut porter deux fiches, tenues séparées à dessein.

	Fiche partagée (organisation)	Ma fiche relationnelle
Ce qu’elle contient	des faits : nom affiché, langue, statut (vip, fournisseur, prospect…), notes de l’organisation	votre relation : tutoiement, ton, langue, signature, notes personnelles
Qui la voit	tous les membres	vous seul
Qui l’écrit	les administrateurs	vous

Votre fiche relationnelle n’est jamais partagée. Aucun membre, administrateur compris, ne peut lire les fiches relationnelles d’un autre membre. Deux collègues peuvent s’adresser différemment au même client, chacun depuis sa fiche.

Une entrée existe dès que l’une des deux couches la porte. La liste se filtre par couche : Tous, Organisation ou Les miens.

Entrées de contact et entrées de domaine

Une entrée vise une adresse précise ou tout un domaine.

• Contact : une adresse précise, par exemple jeanne@client.example.
• Domaine : toutes les adresses d’un domaine, par exemple client.example. Tapez le domaine sans arobase ; @client.example et une adresse sont aussi compris. Une entrée de domaine s’applique aux adresses de ce domaine exact.

Adresses et domaines sont enregistrés en minuscules. Une entrée de contact s’applique par-dessus l’entrée de son domaine : « vouvoiement pour tout client.example, sauf Jeanne ».

Ce que contient un profil destinataire

Champ	Valeurs	Vient de
Tutoiement	Tutoiement ou Vouvoiement	votre fiche, vos défauts, les défauts de l’organisation
Ton	Formel, Neutre ou Familier	votre fiche, vos défauts, les défauts de l’organisation
Langue	un code de langue court : fr, en, fr-BE	les deux couches et tous les défauts
Nom affiché	du texte	la fiche partagée
Signature	une de vos signatures ou de celles de l’organisation	votre fiche, vos défauts, les défauts de l’organisation, sinon votre signature par défaut
Statut	un mot court : vip, fournisseur, prospect…	la fiche partagée seulement
Notes	du texte libre	les notes de l’organisation et vos notes personnelles, toutes conservées

Un champ laissé vide est hérité : la fiche affiche « Hérité » et la valeur héritée.

La résolution d’un profil

Un profil se calcule champ par champ, du niveau le plus large au plus précis. Chaque niveau n’écrase que les champs qu’il définit ; une fiche qui ne porte qu’une note laisse le tutoiement et la langue intacts.

Ordre	Niveau	Libellé dans le carnet
1	Défauts de l’organisation	défaut org
2	Fiche partagée du domaine	domaine partagé
3	Fiche partagée de l’adresse	fiche partagée
4	Vos défauts	mes défauts
5	Vos défauts pour la boîte	défauts de boîte
6	Votre fiche du domaine	mon domaine
7	Votre fiche de l’adresse	ma fiche
8	Votre fiche du domaine pour la boîte	mon domaine · boîte
9	Votre fiche de l’adresse pour la boîte	ma fiche · boîte

Le dernier niveau qui définit un champ l’emporte. Deux règles complètent cet ordre :

• Les notes s’additionnent, elles ne se remplacent jamais. Une note de l’organisation (« client VIP, mettre Julie en copie ») et une note personnelle (« ne jamais proposer le vendredi ») font toutes deux partie du profil, celles de l’organisation d’abord.
• Les niveaux de boîte ne s’appliquent que lorsqu’on écrit depuis une boîte. Ils répondent à « depuis cette adresse je tutoie, depuis l’autre non ». Vos défauts de boîte passent avant vos fiches de domaine à dessein : une fiche écrite à la main est une décision, et un réglage large de boîte ne l’annule pas.

Le profil indique toujours d’où vient chaque champ : vous répondez à « pourquoi ce contact est-il tutoyé ? » sans reconstituer l’ordre de tête.

Les réglages par boîte

Si vous écrivez depuis plusieurs boîtes, chacune peut avoir ses réglages :

• Mes défauts par boîte (onglet Mes défauts) : choisissez une boîte et réglez son tutoiement, son ton, sa langue ou sa signature. Un champ vide hérite de vos défauts globaux.
• Par boîte (onglet d’une entrée) : surchargez votre fiche pour une boîte. Chaque champ indique s’il hérite ou surcharge ; Revenir à l’héritage retire la surcharge.

Le sélecteur Voir les réglages pour de la liste montre les mêmes contacts avec les réglages qui s’appliqueraient depuis la boîte choisie. Il ne filtre pas les entrées.

Les défauts

Les défauts expriment « par défaut je vouvoie, sauf ces 15 personnes ».

• Mes défauts s’appliquent à chacun de vos destinataires qui n’a pas de fiche propre.
• Les défauts de l’organisation sont le socle commun de tous les membres, réglé par les administrateurs. Chacun peut les surcharger dans ses défauts ou ses fiches.

Les deux portent les quatre mêmes champs : tutoiement, ton, langue et signature.

Les signatures

Une signature existe une fois et sert partout : au composeur du webmail comme aux brouillons rédigés par l’IA.

• Une signature Personnelle vous appartient. Une signature Organisation est proposée à tous les membres, et seuls les administrateurs la créent (Signature de l’organisation (proposée à tous)).
• Chaque propriétaire a une seule signature par défaut au plus (Définir par défaut). Le composeur la présélectionne, et les brouillons rédigés pour vous l’emploient, sauf si une fiche ou un défaut en choisit une autre.
• Une signature a un nom, unique pour son propriétaire, et un corps en texte et en texte enrichi.

Prévisualiser un profil

L’onglet Aperçu résout n’importe quelle adresse : tapez-la, cliquez sur Résoudre, et lisez le profil final avec la source de chaque champ. C’est exactement ce que verra le nœud Rédiger (IA). Choisissez une boîte pour voir ce qui change quand on écrit depuis elle ; sans boîte, les niveaux par boîte sont laissés de côté.

Chaque entrée porte aussi un panneau « Ce que le produit répondra » avec la même résolution.

Importer des contacts depuis un CSV

Cliquez sur Importer pour charger un export CSV (Google Contacts, Outlook, un tableur).

1. Le fichier. Collez le contenu ou déposez le fichier. La première ligne doit porter les noms de colonnes. Le séparateur (virgule, point-virgule ou tabulation) est détecté automatiquement, sauf si vous le choisissez. Le fichier est limité à 2 Mo.
2. Les colonnes. Cinq lignes d’exemple s’affichent avec une correspondance proposée, reconnue à partir des noms de colonnes usuels (« Adresse e-mail », « E-mail Address », « Email »…). Adresse est la seule colonne obligatoire ; Nom affiché, Tutoiement, Ton, Langue et Notes sont facultatives.
3. La destination.
   • Mes contacts : visibles de vous seul. Tutoiement, ton, langue et notes vont dans votre fiche relationnelle. En option, Pour une boîte en particulier les écrit pour une seule boîte.
   • Carnet de l’organisation (administrateurs) : visible de tous les membres. Nom affiché, langue et notes vont dans la fiche partagée ; le tutoiement et le ton n’y sont pas importés.
   • Si le contact existe déjà : Mettre à jour (seules les colonnes importées remplacent ce qui est en place) ou Ignorer (la fiche existante n’est pas touchée).

Les valeurs non reconnues (une colonne de tutoiement qui dit « poli », une langue inconnue) restent vides plutôt que d’être devinées. Les lignes sont importées comme entrées de contact. Le résultat donne le nombre d’entrées créées, mises à jour et écartées, avec le numéro de ligne et la raison de chaque ligne écartée : adresse manquante, adresse invalide ou doublon.

Le carnet ne s’exporte pas.

Enrichir le carnet depuis une boîte

Enrichir depuis une boîte lit les mails que vous avez envoyés depuis l’une de vos boîtes et propose des entrées : les personnes à qui vous écrivez, et la façon dont vous leur écrivez. Rien n’entre au carnet sans votre accord, et aucun mail n’est envoyé.

1. Choisissez la Boîte à analyser, la Période analysée (un an par défaut, deux ans au plus) et le nombre de Correspondants au maximum (50 par défaut, 200 au plus).
2. Cliquez sur Lancer l’analyse. Elle tourne en arrière-plan ; vous pouvez fermer la fenêtre, une notification vous préviendra à la fin.
3. Ouvrez l’onglet Suggestions. Chaque suggestion montre l’adresse, le nom lu dans les en-têtes, le nombre de mails envoyés et reçus, le dernier échange et, si la passe IA a eu lieu, un tutoiement, un ton, une langue et une note courte proposés, avec un niveau de confiance. Elle signale aussi quand l’adresse figure déjà dans votre carnet ou dans celui de l’organisation.
4. Modifiez une suggestion au besoin, puis Acceptez-la pour Cette boîte ou Toutes mes boîtes, ou Rejetez-la. Tout accepter accepte d’un coup toutes les suggestions en attente de la boîte.

Comment cela fonctionne :

• Les correspondants sont trouvés sans IA : les adresses auxquelles vous avez écrit depuis cette boîte sur la période, classées par nombre d’échanges. Les personnes exclues par le périmètre de l’organisation ou le vôtre, et les adresses que vous avez déjà acceptées ou rejetées pour cette boîte, sont laissées de côté.
• La façon de vous adresser à eux est proposée par l’IA, en un seul appel pour 30 correspondants au plus. Pour chacun, le modèle reçoit l’adresse, le nom affiché, et au plus trois mails que vous avez écrits à cette personne : l’objet (150 caractères au plus) et le début du corps (600 caractères au plus). Aucun mail reçu, aucune pièce jointe ni aucun en-tête technique n’est envoyé.
• Le modèle est celui choisi pour Analyse de boîte dans le panneau Quelle IA pour quel usage de la page Connexions, parmi les modèles d’IA configurés (voir Intégrations).
• Sans aucun fournisseur d’IA, l’analyse aboutit quand même : les correspondants sont proposés sans style, et vous réglez le ton vous-même en les acceptant.

Les profils dans les workflows

Le nœud Rédiger (IA) emploie les profils destinataires quand Appliquer les profils destinataires est coché (c’est le défaut). Il résout le profil de chaque adresse en À et en Cc ; la première adresse en À fixe le tutoiement, le ton, la langue, le nom affiché et la signature, et les notes de chaque destinataire sont données au modèle comme contexte. La page du nœud explique comment le ton et la langue forcés l’emportent.

Quel profil est employé :

• Le carnet de qui. L’exécution emploie le carnet du membre propriétaire de la boîte du mail déclencheur, avec cette boîte pour les niveaux par boîte.
• Les exécutions sans mail. Une exécution lancée par un webhook ou une planification n’a pas de boîte : seuls les défauts de l’organisation et les fiches partagées s’appliquent.
• Les essais résolvent les vrais profils. Résoudre un profil n’a aucun effet : un essai emploie donc le même profil qu’une exécution réelle, et le brouillon prévisualisé est tutoyé si le vrai le sera.

Confidentialité et droits

Geste	Qui
Lire les fiches partagées	tout membre
Écrire ou supprimer une fiche partagée, importer dans le carnet de l’organisation	les administrateurs
Régler les défauts de l’organisation, créer des signatures de l’organisation	les administrateurs
Lire, écrire, supprimer vos fiches relationnelles, vos défauts et vos signatures personnelles	vous seul

Supprimer une entrée demande ce qui doit partir, parce qu’une entrée est un empilement : Ma fiche, Ma surcharge pour une boîte, ou La fiche de l’organisation. Ce que vous ne choisissez pas survit.

Le journal d’audit enregistre les imports sous forme de compteurs, jamais comme une liste d’adresses.

Les limites

Élément	Limite
Notes personnelles, notes de l’organisation	4 000 caractères
Statut	40 caractères
Nom affiché	200 caractères
Nom de signature	120 caractères
Import CSV	2 Mo
Période d’enrichissement	730 jours
Correspondants par enrichissement	200

Pages liées

• Rédiger (IA)
• Périmètre
• Boîtes mail et miroir
• Gouvernance