L’analyseur

L’analyseur lit une boîte et répond à trois questions : que reçoit cette boîte, que traitent déjà mes workflows publiés, et qu’est-ce qui pourrait être automatisé ensuite. Au lieu d’un canvas vide, vous obtenez un rapport chiffré et des propositions de workflows prêtes, chacune créée en brouillon en un clic.

L’analyse ne change rien dans la boîte : elle ne déplace aucun mail, n’envoie rien et n’exécute aucun workflow.

Lancer une analyse

1. Ouvrez Boîtes et cliquez sur Analyser la boîte sur l’une de vos boîtes.
2. Le panneau Avant de lancer montre ce que fera l’analyse avant que vous confirmiez : le nombre de mails échantillonnés et de groupes envoyés à l’IA, le fournisseur et le modèle qui seront employés, le nombre estimé d’appels et de tokens, et le coût estimé quand le tarif du modèle est connu.
3. Lancez l’analyse. Elle tourne en arrière-plan et la page se met à jour d’elle-même ; une notification vous prévient quand le rapport est prêt.

Vous ne pouvez analyser que vos propres boîtes. La page montre le dernier rapport de la boîte ; Relancer l’analyse le remplace par un rapport neuf.

Relancer avec d’autres réglages vous laisse choisir la Fenêtre (Automatique, ou 30, 90, 180 ou 365 jours) et le Seuil de groupe (laissé vide, le seuil proportionnel s’applique). Servez-vous-en pour élargir la fenêtre d’une boîte calme ou pour voir des flux plus petits. Le rapport indique quand un réglage a été choisi à la relance.

Ce que l’analyse lit

La fenêtre. L’analyse prend la plus courte des fenêtres de 30, 90, 180 et 365 jours qui contient au moins 150 mails reçus. Si aucune n’y parvient, elle lit l’année entière. Une boîte chargée est lue sur son dernier mois ; une boîte calme sur son année. Les volumes sont toujours affichés par mois.

Le périmètre. Les mails exclus par le périmètre de l’organisation ou le vôtre ne sont ni regroupés ni envoyés à l’IA ; le rapport dit combien ont été écartés. Seules les statistiques d’ensemble comptent toute la boîte.

L’onglet Statistiques montre ce que la boîte a reçu sur les 30 derniers jours (reçus, traités par un workflow, non matchés, exclus), le volume en miroir sur 30 jours, 90 jours et un an, les expéditeurs et domaines distincts, les heures de pointe dans votre fuseau horaire, et les expéditeurs les plus volumineux avec leur part de non-lus, leur part de réponses et leurs signaux (liste de diffusion, no-reply, réponse automatique).

Le regroupement des mails

L’analyse regroupe les mails sans IA, un flux par groupe :

• Les outils et expéditeurs automatiques (notifications, plateformes, listes de diffusion) sont regroupés par expéditeur et par forme d’objet, sans tenir compte de ce qui varie d’un mail à l’autre : noms, dates, montants, références, numéros. Treize mails « Jeanne Martin a postulé à votre offre » portant treize noms différents forment un seul flux.
• Les personnes sont regroupées par domaine. Un domaine volumineux qui mêle plusieurs natures de demandes (pièces comptables et questions de TVA, par exemple) est scindé par nature, et la même nature de demande venue de plusieurs domaines forme un seul flux.
• Les adresses personnelles (gmail.com, outlook.fr, orange.fr et les autres fournisseurs publics) ne sont jamais regroupées par domaine : elles le sont par nature de demande lue dans l’objet, comme les candidatures, les demandes de devis, les réservations ou les factures.

Chaque groupe porte un signal : Liste de diffusion, Outil (envoi automatique), Réponse automatique ou Courrier de personnes.

Les groupes envoyés à l’IA

Un groupe doit atteindre un seuil pour compter : 2 % des mails de la fenêtre, et au moins 3 mails. Pour une boîte de 150 mails, c’est 3 ; pour 3 000 mails, 60.

Parmi les groupes au-dessus du seuil, l’analyse envoie à l’IA ceux qui ne sont pas déjà couverts, jusqu’à 12 groupes, choisis par intérêt : le volume pondéré par la nature, tous les flux de personnes et d’outils passant avant les newsletters. Une newsletter ou un outil que vous laissez le plus souvent non lu peut rester hors de l’appel à l’IA : une recette le range sans aucun modèle.

La couverture par vos workflows

Pour chaque groupe, l’analyse simule vos workflows publiés (ni en pause ni archivés) avec le vrai moteur de conditions, sur les déclencheurs qu’ils ont réellement. Rien n’est exécuté.

• Un groupe est Déjà couvert quand au moins 80 % de ses mails auraient lancé l’un de vos workflows ; il n’est pas envoyé à l’IA.
• L’onglet Couverture donne la part globale (« 38 % de ces mails auraient été traités par vos workflows publiés ») et le détail par workflow.

Deux approximations s’appliquent : une condition sur le corps d’un mail est évaluée sur le début du corps conservé par le miroir, et la politique « Le premier qui correspond, et lui seul » n’est pas rejouée (un mail compte comme couvert dès qu’un workflow l’aurait pris).

Les propositions

L’onglet Propositions liste au plus 6 propositions, classées par temps gagné estimé par mois, pondéré par la confiance. Chaque carte montre :

• le flux visé, son Volume (par mois et sur la fenêtre) et les Expéditeurs concernés ;
• le Gain estimé, en minutes gagnées par mois ;
• Ce que fera le workflow : ses étapes, chacune marquée « sans effet », « écrit » ou « brouillon » ;
• Avant qu’il tourne : les prérequis, comme une table à créer avec ses colonnes, une connexion à brancher, ou un réglage que vous seul pouvez choisir, à compléter dans l’éditeur ;
• les éléments écartés ou corrigés par le compilateur, s’il y en a ;
• si elle est Proposée par l’IA ou vient d’une recette, et un niveau de confiance.

Les propositions puisent dans tout le catalogue. L’IA compose des workflows complets avec les nœuds de votre instance : extraction, Tables, brouillons de réponse, notifications d’équipe, attentes et relances, approbations, agendas, et les tableurs, bases de données et espaces de fichiers que vous avez connectés. Une intégration connectée est la destination par défaut d’un suivi ou d’un document ; une Table est le repli.

Chaque proposition est vérifiée avant que vous la voyiez. Un compilateur la transforme en workflow valide et applique des garde-fous :

• l’envoi direct est remplacé par un brouillon : rien ne part sans relecture ;
• les mails de personnes ne sont jamais rangés automatiquement ;
• aucune réponse n’est préparée pour une adresse automatique que personne ne lit ;
• newsletters et notifications sont rangées par une simple règle, sans étapes d’IA ;
• une adresse personnelle (gmail.com…) ne sert jamais de condition de déclencheur : le déclencheur porte alors sur des mots de l’objet, pour attraper aussi le prochain expéditeur ;
• un expéditeur jamais vu dans la boîte est retiré du déclencheur, et le déclencheur est resserré sur ce qui distingue le flux ;
• les étapes, réglages, tables ou colonnes inconnus sont retirés ou remplacés par leur valeur par défaut, et une étape retirée est contournée quand c’est sans risque.

Chaque correction est listée sur la carte.

Les recettes

Les recettes sont des workflows sûrs, écrits d’avance, qui n’ont pas besoin de l’IA pour être proposés :

Recette	Ce que fait le workflow
Nettoyage de newsletters	range les mails de listes de diffusion sous « Newsletters » et les sort de la boîte de réception ; rien n’est supprimé
Archivage des notifications	range les notifications automatiques sous « Notifications » et les sort de la boîte de réception
Tri par catégories	range chaque mail sous l’étiquette de la catégorie nommée d’après vos mails
Expéditeurs à ne pas rater	marque en Suivi les mails des expéditeurs à qui vous répondez presque toujours ; rien n’est déplacé ni envoyé
Brouillon de réponse	prépare un brouillon de réponse pour un flux de demandes venues de personnes ; rien n’est envoyé

Les recettes servent quand l’instance n’a pas de fournisseur d’IA, quand un groupe reste hors de l’appel à l’IA, et quand l’IA n’a pas donné de réponse exploitable pour un groupe. Dans ce dernier cas, la carte le dit, donne la raison en une phrase et propose Relancer la passe IA pour ce groupe. Un brouillon de réponse n’est jamais proposé à un expéditeur automatique.

Installer une proposition

1. Sur une carte, vérifiez le nom que portera le workflow et les prérequis.
2. Cliquez sur Créer le brouillon. Quand la proposition demande une nouvelle table, le bouton devient Créer la table et le brouillon : la table est créée d’abord, puis le workflow.
3. Le workflow s’ouvre en brouillon : rien ne s’exécute tant que vous ne l’avez pas publié. Complétez les réglages listés sous Avant qu’il tourne, essayez-le par un essai sur un mail déjà reçu, puis Publiez.

Créer une table est réservé aux administrateurs ; un membre le voit avant de cliquer et peut le demander à un administrateur. Les connexions listées en prérequis se branchent dans Connexions.

Les groupes vus et leur verdict

L’onglet Groupes vus liste chaque groupe de la fenêtre, son volume, sa couverture et le verdict de l’analyse :

Verdict	Signification
Proposition	au moins une proposition est retenue
Déjà couvert	un workflow publié traite déjà ce flux
Sous le seuil	moins de mails que le seuil de groupe sur la fenêtre
Non analysé (limite)	au-dessus du seuil, mais au-delà des 12 groupes envoyés à l’IA
Rien à automatiser	l’IA l’a lu et ne voit rien à automatiser ; sa raison est affichée
Proposition refusée	l’IA a proposé un workflow que le compilateur a refusé ; les raisons sont affichées
Sans réponse de l’IA	envoyé à l’IA, qui n’a pas répondu pour ce groupe ; la raison est affichée
Non analysé	aucune passe IA n’a eu lieu et aucune recette ne s’applique
Moins prioritaire	une proposition existe, mais d’autres font gagner plus de temps

Un rapport sans proposition dit toujours pourquoi, par exemple « 12 groupes vus, aucun n’atteint le seuil de 8 mails », avec les contrôles pour abaisser le seuil ou élargir la fenêtre.

Le modèle d’IA et son coût

L’analyse a son propre usage des modèles d’IA, Analyse de boîte, distinct des nœuds IA de vos workflows. Un administrateur choisit son fournisseur et son modèle dans le panneau Quelle IA pour quel usage de la page Connexions ; sans choix, le défaut de l’instance s’applique. Voir Intégrations pour les fournisseurs d’IA.

• Avant : le panneau Avant de lancer annonce les appels, les tokens et le coût estimé. L’estimation compte au plein tarif les consignes et le catalogue partagés par chaque appel ; un fournisseur qui les met en cache les facture moins cher à partir du deuxième appel, mais l’estimation ne le suppose jamais.
• Après : le rapport affiche le Coût réel de la passe IA : modèle, tokens en entrée et en sortie (raisonnement compris) et coût. Les appels en échec qui ont été facturés sont comptés aussi. Un tarif inconnu s’affiche comme inconnu, jamais comme zéro.
• Sans aucun fournisseur d’IA, l’analyse tourne quand même : le rapport est statistique, et seules les recettes proposent des workflows.

Quand la passe IA échoue

Le rapport dit toujours comment s’est passée sa passe IA :

• Pas de passe IA : aucun groupe n’avait à être envoyé (tous sous le seuil ou déjà couverts). Aucun appel, aucun coût.
• Passe IA partielle : l’IA n’a répondu que pour certains groupes ; les autres affichent « Sans réponse de l’IA » avec la raison (réponse coupée, réponse vide du modèle, réponse illisible, clé refusée par le fournisseur, quota du fournisseur atteint, délai dépassé…).
• La passe IA a échoué : aucun groupe n’a reçu de réponse. Les statistiques, la couverture et les recettes restent valables. Un conseil dit quoi vérifier : la clé, les crédits et le modèle dans Connexions, ou un modèle plus capable pour l’analyse.

Relancer la passe IA relance l’analyse, après avoir montré l’estimation ; Relancer la passe IA pour ce groupe fait un appel pour un seul groupe et met le rapport à jour sur place. Les administrateurs peuvent aussi déplier les réponses brutes du modèle, appel par appel, avec ce que chacun a consommé.

Les suggestions continues

Une fois par jour, Mankomail regarde les mails qu’aucun workflow n’a traités sur les 30 derniers jours. Quand un domaine en a envoyé au moins 15, une suggestion est faite à partir d’une recette, sans appel à un modèle. Les suggestions apparaissent dans la section Suggestions de la page Boîtes ; créez le workflow en un clic, ou cliquez sur Ignorer pour qu’une suggestion ne soit plus proposée.

Ce qui est envoyé au fournisseur d’IA

Pour chaque groupe envoyé à l’IA, le fournisseur reçoit : le domaine, la nature de demande détectée, le volume et le rythme mensuel, la part de non-lus et la présence de pièces jointes, au plus 10 adresses d’expéditeurs, et au plus 5 objets d’exemple avec les premières lignes de leurs mails (200 caractères d’objet et 300 caractères d’aperçu au plus). Il reçoit aussi le catalogue de nœuds de l’instance, la liste des connexions (configurées ou non) et les Tables existantes avec leurs colonnes, jamais leurs lignes.

Aucun corps de mail complet n’est envoyé, ni les pièces jointes ni leurs noms. Les mails exclus par le périmètre n’atteignent jamais l’IA.

Les réglages

L’administrateur de l’instance peut ajuster la cible de la fenêtre, le seuil de groupe, le nombre de groupes envoyés à l’IA, le nombre d’appels simultanés, la taille de l’échantillon, le nombre de propositions retenues et les seuils des suggestions continues. Voir Variables d’environnement.

Pages liées

• Workflows et Brouillon, version publiée et historique
• Essais
• Tables
• Périmètre
• Carnet d’adresses : l’enrichissement des contacts depuis une boîte emploie le même modèle d’IA